Auditoría de cuentas por pagar y reportes de gastos.

Las cuentas por pagar suelen ser una de las áreas de auditoría más importantes. ¿Por qué? Riesgo. En primer lugar, es fácil aumentar el ingreso neto si no se registran los pasivos al final del período. En segundo lugar, muchas formas de robo ocurren en el área de cuentas por pagar.

En esta publicación, respondo preguntas como: «¿Cómo deberíamos probar las cuentas por pagar?» En resumen, aprenderá lo que necesita saber sobre la auditoría de cuentas por pagar.

Auditoría de cuentas por pagar e informes de gastos: descripción general

¿Qué es un pasivo? Esta es la cantidad que una empresa debe por los servicios prestados o los bienes recibidos. Supongamos que la empresa que está auditando recibe $2,000 en servicios legales en la última semana de diciembre de 2019, pero el despacho de abogados envía la factura correspondiente en enero de 2020. La empresa debe $2,000 al 31 de diciembre de 2019. Se prestaron los servicios, pero el pago no se realizó hasta después de fin de año. En consecuencia, la empresa debe acumular (contabilizar) los $2 000 pagaderos al final del año.

Al determinar si existen pasivos, me gusta preguntarme: «Si la empresa cerrara a la medianoche del último día del año, ¿estaría legalmente obligada a pagar por un servicio o bien?» Si la respuesta es sí, registre los pasivos incluso si la factura se recibe después de final de año. ¿Se prestó algún servicio o se recibieron bienes al final del año? Si es así (y el monto aún no se ha pagado), cree un pasivo.

En este capítulo cubrimos los siguientes aspectos que un auditor de cuentas por pagar debe considerar:

• Cuentas primarias por pagar y reportes de gastos.
• Soluciones completas para cuentas por pagar e informes de gastos
• Riesgo direccional de pasivos y gastos.
• Riesgos clave para pasivos y gastos
• Deficiencias comunes en cuentas por pagar y control de gastos
• Riesgos de incorrección material de pasivos y gastos
• Búsqueda de pasivos no registrados
• Auditoría de cuentas por pagar y fraude de gastos
• Trámites esenciales para obligaciones y gastos.
• Documentos de trabajo típicos para cuentas por pagar e informes de gastos.

Entonces, comencemos examinando los pasivos y los gastos.

Cuentas primarias por pagar y reportes de gastos.

Los principales informes de pasivos y gastos relevantes son:

• existencia
• lo completo
• Cortar
• Aparecer

De estas declaraciones, en mi opinión, la integridad y puntualidad (para pasivos) y la ocurrencia (para gastos) suelen ser las más importantes. Cuando una empresa registra sus pasivos y gastos al final del período, se asegura de que estén completos y registrados en el período correcto. Además, la empresa da a entender que las cantidades pagadas son legítimas.

Tutoriales para cuentas por pagar e informes de gastos

Al revisar los pasivos y los gastos, buscamos subestimaciones (aunque también pueden estar exageradas). Nos preguntamos: «¿Qué podría salir mal?», ya sea intencionalmente o accidentalmente.

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Al realizar informes de cuentas por pagar y gastos, haga preguntas como:

• ¿Quién concilia el resumen de cuentas por pagar con el libro mayor?
• ¿La empresa utiliza un presupuesto de gastos anual?
• ¿Se ponen a disposición de la gerencia u otras personas los informes de presupuesto/costos? ¿Quién recibe estos informes?
• ¿Qué controles aseguran el registro oportuno de los pasivos?
• ¿Quién autoriza los pedidos? ¿Las compras se aprueban por medios distintos a una orden de compra? Si es así, ¿cómo?
• ¿Los pedidos son electrónicos o físicos?
• ¿Los pedidos están numerados?
• ¿Cómo examina la empresa a los nuevos proveedores?
• ¿Quién codifica las facturas (indica la cuenta de gastos) y cómo?
• ¿Se realizan cotejos a tres bandas (comparando el pedido con el recibo y la factura)?
• ¿Las facturas pagadas están marcadas como «pagadas»?
• ¿Tiene la empresa una política de compras?
• ¿Se pueden utilizar las tarjetas de crédito para evitar los procesos de compra estándar? ¿Quién tiene tarjetas de crédito y qué límites hay? ¿Quién revisa la actividad de las tarjetas de crédito?
• ¿Se requieren ofertas para ciertos tipos de compras o montos en dólares? ¿Quién gestiona el proceso de licitación y cómo?
• ¿Los pagos más grandes requieren múltiples aprobaciones?
• ¿Qué empleados ingresan facturas en cuentas por pagar?
• ¿Quién firma cheques o realiza pagos electrónicos?
• ¿Quién está en la tarjeta de firma del banco?
• ¿Se utilizan sellos de firma? En caso afirmativo, ¿quién tiene control sobre los sellos de firma y de quién es la firma?
• ¿Cómo se realizan los pagos electrónicos (por ejemplo, ACH)?
• ¿Existe una adecuada separación de funciones para las personas:
  • aprobar compras,
  • pagar obligaciones,
  • Registro de pasivos y
  • Comparación de los estados de cuenta asociados
• ¿Quién tiene acceso al inventario de cheques y dónde se almacena el inventario de cheques?
• ¿Quién puede agregar proveedores al sistema de cuentas por pagar?
• ¿Cuáles son los procedimientos para pagar los gastos de viaje y entretenimiento?
• ¿Quién concilia los extractos bancarios y con qué frecuencia?

Al hacer estas preguntas, revisamos documentos (por ejemplo, el libro de cuentas por pagar) y hacemos observaciones (por ejemplo, ¿quién firma cheques o realiza pagos electrónicos?). Por eso investigamos, examinamos y observamos.

Si existen debilidades de control, creamos procedimientos de auditoría para abordarlas. Por ejemplo, si durante el recorrido vemos a una persona imprimiendo y firmando cheques, registrando pagos y conciliando el extracto bancario, llevaremos a cabo los procedimientos pertinentes relacionados con el fraude (más sobre esto en un momento).

Aquí hay un breve video sobre evaluación de riesgos para auditores de cuentas por pagar.

Riesgo direccional de pasivos y gastos.

El riesgo direccional de pasivos y gastos es insuficiente. Por ello, realice trámites para garantizar que las facturas estén correctamente incluidas. Por ejemplo, realice una búsqueda de pasivos no registrados (ver más abajo).

Riesgos clave para pasivos y gastos

Los principales riesgos de pasivos y gastos son:

1. Los pasivos y gastos se subestiman deliberadamente
2. Se realizan pagos a proveedores inadecuados.
3. Hay pagos dobles a proveedores

Tenga esto en cuenta al auditar las cuentas por pagar.

Frecuentes deficiencias en el pago y control de costes.

En las empresas más pequeñas suelen producirse las siguientes deficiencias de control:

• Una persona hace dos o más de las siguientes cosas:
  • Aprueba compras,
  • Ingresa facturas en el sistema de cuentas por pagar,
  • emitir cheques o realizar pagos electrónicos,
  • Concilia la cuenta acreedora con el banco,
  • Agrega nuevas cuentas por pagar al sistema de cuentas por pagar
• Una segunda persona no verifica los pagos antes de emitirlos
• Nadie hace auditorías inesperadas de pasivos y gastos.
• Los procesos de licitación son débiles o inexistentes
• Nadie concilia los detalles de las cuentas por pagar con el libro mayor
• No se comprueba la idoneidad de los nuevos proveedores
• La empresa no elabora presupuesto.
• Nadie compara gastos con presupuesto
• Los pagos electrónicos pueden ser realizados por una persona (sin el consentimiento o la participación de una segunda persona).
• La cuenta bancaria no se concilia a tiempo
• Cuando se concilian las cuentas bancarias, nadie verifica los cheques cancelados de los beneficiarios correspondientes (el monto en dólares en el extracto bancario se refleja en el libro mayor, pero nadie compara el nombre del beneficiario en el cheque compensado con el nombre del proveedor en el libro mayor). ).

Si falta segregación de funciones, considere si alguien puede utilizar el ciclo de gasto para robar fondos. ¿Cómo? A través de pagos a proveedores ficticios, Por ejemplo. O le paga intencionalmente dos veces a un proveedor y luego roba el segundo cheque. (Consulte la sección titulada comprobar si hay fraude abajo.)

Riesgos de incorrección material de pasivos y gastos

Para tareas más pequeñas, normalmente evalúo el riesgo de control de cada reclamo como alto. Si evalúo el riesgo de control como inferior a alto, debo probar los controles para respaldar la evaluación de riesgo más bajo. Por lo tanto, evaluar los riesgos suele ser más eficiente (que probar los controles).

Si el riesgo de control se evalúa como alto, el riesgo inherente se convierte en el factor determinante del riesgo de incorrección material (riesgo de control x riesgo inherente = riesgo de incorrección material). Las afirmaciones que más me preocupan son la integridad, la ocurrencia y el truncamiento. Por lo tanto, mi RMM para estas reclamaciones suele ser de moderado a alto.

Mi respuesta a las evaluaciones de mayor riesgo es emprender ciertos procedimientos sustantivos: a saber, una búsqueda de pasivos no registrados y análisis de costos detallados. Los informes de gastos individuales que examino suelen ser el resultado de mis análisis de planificación preliminares.

Busque pasivos no registrados

¿Cómo se realiza una búsqueda de pasivos no registrados? Utilice estos pasos:

1. Obtenga un registro de cheques completo para después de su período de auditoría
2. Seleccione un umbral en dólares ($10,000) para verificar pagos posteriores
3. Examine los pagos posteriores (por encima del umbral) y las facturas asociadas para determinar si las cuentas por pagar están incluidas o excluidas adecuadamente de los detalles de las cuentas por pagar al final del período.
4. Consultar sobre facturas no registradas

En aras de la exhaustividad, si el RMM aumenta, los pagos se garantizarán a un umbral en dólares más bajo.

¿Cómo se debe realizar un análisis detallado de los informes de gastos? Primero, compara tus gastos con el presupuesto (si la empresa tiene uno) o con los saldos del año anterior. Si nota discrepancias significativas (que no pueden explicarse), obtenga detalles de las cuentas de gastos relevantes e investigue la causa.

El robo puede ocurrir de muchas maneras, por ejemplo proveedores ficticios o pagos dobles. Si existen deficiencias en el control, debería considerar tomar medidas relacionadas con el fraude. Si existen debilidades de control relacionadas con el fraude, califique el RMM para la alegación de incidente como alto. ¿Por qué? Existe el riesgo de que la salida (evento) sea fraudulenta.

Entonces, ¿cómo se debe responder a tales riesgos?

comprobar si hay fraude

Un ejemplo de cheque relacionado con fraude es el cheque de doble pago. ¿Cómo?

• Obtener un registro de cheques en Excel
• Ordenar por proveedor
• Busque en el registro de cheques pagos realizados al mismo proveedor por el mismo monto
• Consultar sobre pagos realizados al mismo proveedor por el mismo importe

En el fraude de doble pago, el ladrón paga intencionadamente una factura dos veces. Roba el segundo cheque y lo convierte en efectivo.

Este es sólo un ejemplo de fraude de gastos. Hay docenas de sistemas de este tipo.

Procedimientos de contenido para pasivos y gastos.

Mis pruebas de auditoría habituales son las siguientes:

1. Comprobante de pagos posteriores de facturas siguiendo los pasos enumerados anteriormente (en «Búsqueda de pasivos no registrados»).
2. Compare los gastos con el presupuesto y verifique si hay discrepancias inexplicables.
3. Si existen debilidades de control, diseñar e implementar procedimientos de detección de fraude.

Si hay problemas en curso, es posible que deba revisar la lista de pasivos antiguos. ¿Por qué? La gerencia puede acortar fraudulentamente las fechas de vencimiento de las facturas. Esto hace que la empresa parezca más actualizada. Suponga que la empresa tiene tres facturas pendientes de pago por un total de 1,3 millones de dólares que vencieron hace más de noventa días. La empresa cambia las fechas de vencimiento en el sistema de cuentas por pagar para que las facturas aparezcan como si hubieran vencido hace apenas treinta días. Ahora la lista de pasivos antiguos luce mejor de lo que hubiera sido.

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Documentos de trabajo típicos sobre pasivos y gastos.

Mis documentos de trabajo para cuentas por pagar y reportes de gastos suelen contener lo siguiente:

• Comprensión de los controles internos relacionados con pasivos y gastos.
• Evaluación de riesgos de pasivos y gastos a nivel de aseveración.
• Documentación de cualquier deficiencia en las cuentas por pagar y control de gastos.
• Programa de auditoría de cuentas por pagar y gastos.
• Un detalle de cuentas por pagar antiguas al final del período.
• Una búsqueda de papeles de trabajo relacionados con pasivos no registrados
• Declaraciones de costos reales y presupuestarios y, si se identifican variaciones inesperadas, un análisis detallado de estas cuentas.
• Documentos de trabajo sobre gastos relacionados con el fraude (si existen debilidades de control significativas)

Ahora ha aprendido sobre la auditoría de cuentas por pagar. Mi próxima publicación cubrirá la auditoría de nómina.

En algunas empresas, como los gobiernos, la nómina representa más del 50% de los gastos totales. Por eso, es muy importante saber auditar las nóminas. Mi próxima publicación se titula El por qué y el cómo de la nómina. Así que estad atentos.

Ver mis publicaciones anteriores en El por qué y el cómo de la auditoría.

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